Program zgodności Valeo: zero tolerancji

W związku z tym Valeo utworzyła organizację ds. zgodności w oparciu o kilka komitetów oraz Program zgodności Grupy, którego celem jest:

1. Zdefiniowanie zasad zgodności Valeo;
    
2. Przeszkolenie i poinformowanie personelu Valeo o tych zasadach, a także o powiązanych regulacjach i zagrożeniach;
3. Uwrażliwienie partnerów biznesowych Valeo zarówno na te zagrożenia i regulacje oraz oczekiwania Valeo wobec nich;
4. Ustanowienie mechanizmów wykrywania, korygowania i zapobiegania zachowaniom, które mogą powodować naruszenia przepisów ustawowych i wykonawczych regulujących działalność Valeo;
5. Zachęcanie interesariuszy Valeo do zgłaszania kierownictwu w ścisłej zgodności z lokalnymi przepisami incydentów, co do których w dobrej wierze uważają, że:

• naruszają one prawo lub zasady Valeo,
• mogą mieć wpływ na Valeo lub jej personel, wizerunek lub reputację.

Program zgodności Valeo koncentruje się na zwalczaniu praktyk monopolistycznych i korupcyjnych, kontroli eksportu, sankcjach gospodarczych, ochronie danych oraz ochronie aktywów i informacji.
Program rozszerza się teraz na sankcje gospodarcze i kontrolę eksportu.

Organizacja ds. zgodności Grupy

Podstawę organizacji ds. zgodności stanowi kilka komitetów i całkowite zaangażowanie kierownictwa Valeo, a także mobilizacja personelu.

• Komitet ds. Audytów i Ryzyka
  Komitet ds. Audytów i Ryzyka jest odpowiedzialny za zapewnienie skuteczności systemów zarządzania ryzykiem i kontroli wewnętrznej. W związku z tym regularnie zapewnia, że Valeo prowadzi kompleksowy program mający na celu zapewnienie zgodności ze wszystkimi przepisami ustawowymi i wykonawczymi regulującymi jego działalność gospodarczą oraz prowadzi działalność w sposób etyczny i odpowiedzialny.
   
• Komitet Operacyjny
  Komitet Operacyjny, któremu przewodniczy dyrektor generalny Valeo, określa kierunki i priorytety Programu zgodności, przeznacza niezbędne środki i zasoby oraz nadzoruje jego wdrażanie i zarządza nim.
  Członkowie Komitetu Operacyjnego są następnie odpowiedzialni za przekazywanie komunikatów nt. zgodności w całej organizacji, bezpośrednio lub za pośrednictwem własnych zespołów kierowniczych.
   
• Biuro Etyki i Zgodności
  Dyrektor ds. etyki i zgodności inicjuje, zarządza i koordynuje wdrażanie Programu zgodności zgodnie z wytycznymi Komitetu Operacyjnego, którego jest członkiem.
  Podlegając prezesowi zarządu i dyrektorowi generalnemu, dyrektor ds. etyki i zgodności Valeo regularnie informuje Komitet ds. Audytów i Ryzyka o postępach w programie.
  
  Aby zapewnić skuteczne wdrożenie programu, dyrektor ds. etyki i zgodności ściśle współpracuje z dyrektorami krajowymi, dyrektorami grup biznesowych, dyrektorem ds. zakupów i dyrektorem ds. przemysłowych, działem badań i rozwoju, działem kadr i dyrektorami finansowymi, radcami prawnymi i kontrolą wewnętrzną oraz dyrektorem ds. audytów wewnętrznych.
  Wszyscy aktywnie przyczyniają się, zarówno indywidualnie, jak i za pośrednictwem swoich zespołów, do realizacji i skuteczności programu.
   
• Eksperci ds. zgodności
  Nienaganna etyka i zgodność jest podstawą uczciwości biznesowej Valeo i mamy ją w genach. Eksperci ds. zgodności Valeo, globalny, wielofunkcyjny zespół obejmujący 32 członków z sieci różnych krajów (dział sprzedaży, badań i rozwoju, projektów, finansowy, kadr, prawny, zakupów itd.), są odpowiedzialni za promowanie Programu zgodności w ramach ich zakresu odpowiedzialności.
  
  Eksperci ds. zgodności mają za zadanie pomagać swoim kolegom i współpracownikom zrozumieć zasady i narzędzia mające zastosowanie do ich działań, a także wszystkie inicjatywy dotyczące etyki i zgodności.
  
  Działając jako rzecznicy zarówno kierownictwa, jak i dyrektora ds. etyki i zgodności, służą oni przede wszystkim jako osoby, do których można się zwrócić w przypadku pytań lub wątpliwości ze strony grupy biznesowej, funkcji lub członka zespołu projektowego oraz udzielają wskazówek swoim kolegom i współpracownikom dzieląc się wiedzą i doświadczeniem oraz kierując ich do właściwej osoby lub osób, które mogą im udzielić dodatkowych informacji.
   
• Zespół kierowniczy
  To kierownicy ze wszystkich krajów i gałęzi działalności mają wreszcie do odegrania kluczową rolę w promowaniu programu wśród swoich zespołów i włączaniu go w codzienną działalność Valeo na poziomie międzynarodowym.
  
  Ta mobilizacja całego zespołu kierowniczego w naturalny sposób wypływa z kultury etyki Valeo i jej zaangażowania w uczciwe prowadzenie biznesu. Dyrektorzy krajowi i miejscowi kierownicy mają szczególnie ważną rolę do odegrania we wdrażaniu programu zgodności na poziomie lokalnym.
   
• Wszyscy pracownicy
  Role i obowiązki w zakresie etyki i zgodności są wyraźnie przypisane różnym kierownikom; Pracownicy muszą wykazać się interdyscyplinarnymi kompetencjami w zakresie etyki i zgodności i spełniać ogólne i/lub szczegółowe cele roczne.
  
  Pracownicy są w szczególności odpowiedzialni za znajomość i zrozumienie programu zgodności i zasad, uczestniczenie we wszystkich szkoleniach we właściwym czasie, korzystanie z systemu zarządzania zgodnością zgodnie z odpowiednimi zasadami, proszenie o pomoc w razie potrzeby i ostrzeganie w razie wątpliwości.
   

Program zgodności Grupy

• Zasady i wytyczne
  Spółka Valeo określiła surowe zasady dotyczące interakcji z jej partnerami biznesowymi.
  
  Jak stwierdzono w Kodeksie Etyki, Valeo przestrzega przepisów antymonopolowych obowiązujących w Unii Europejskiej oraz w każdym kraju, w którym Grupa prowadzi działalność. Valeo surowo zabrania wymiany poufnych danych biznesowych i nielegalnych porozumień z konkurencją.
  
  Zwalczanie korupcji również stanowi integralną część zasad Valeo. Opracowano szczegółowy program antykorupcyjny, obejmujący tematy prezentów, rozrywki i gościnności oferowanych klientom, dostawcom i partnerom, zarówno z sektora prywatnego, jak i publicznego. Program obejmuje również relacje z agentami, procedury zakupowe, należytą staranność w zakresie fuzji i przejęć, ryzyko łańcucha logistycznego itp.
  
  Program zgodności w zakresie kontroli eksportu i sankcji gospodarczych Valeo określa ramy międzynarodowych działań Valeo.
  
  Natomiast program ochrony danych określa sposób wykorzystania i ochrony danych osobowych w prawdziwie międzynarodowym środowisku biznesowym.
   
• Zasoby i wsparcie dla pracowników 
  Aby pomóc zespołom ds. zakupów, sprzedaży, projektów oraz badań i rozwoju, opracowano szereg zasobów. Obejmują one często zadawane pytania, zakazy i nakazy oraz zalecenia dla konkretnych gałęzi działalności lub procesów Valeo, dedykowane podręczniki i procedury.
  
  Naszym celem jest zapewnienie wszystkim pracownikom narzędzi niezbędnych do bycia proaktywnym i podejmowania właściwych decyzji oraz zachęcanie ich do zwracania się do właściwych osób we właściwym czasie. Dlatego udostępniliśmy te narzędzia wszystkim pracownikom na przyjaznym dla użytkownika portalu etyki i zgodności. Zachęcamy również pracowników do skonsultowania się z kierownikami liniowymi, ekspertami ds. zgodności, działem prawnym i/lub dyrektorem ds. etyki i zgodności.

Świadomość edukacyjna, szkolenia: fundamenty etyki i zgodności

• Świadomość edukacyjna 
  Zapewnia się edukację i rozwija świadomość na różne sposoby, między innymi poprzez programy orientacyjne i wprowadzające, biuletyny, spotkania zespołu i szkolenia. Kierownictwo wykonawcze regularnie promuje kulturę etyki i zgodności, przypominając pracownikom, że etyka i zgodność to jedna z podstawowych wartości Valeo.
   
• Szkolenia
  Szkolenia są niezbędnym elementem programu etyki i zgodności Valeo.
  Jeśli chodzi o zgodność, jest ona dostępna zarówno w formie sesji szkoleniowych na żywo, jak i programów e-learningowych.
  
  Dostosowane sesje szkoleniowe z zakresu przeciwdziałania praktykom monopolistycznym i korupcyjnym odbywają się w poszczególnych placówkach w lokalnych językach. Sesje te są obowiązkowe dla kierowników.
  
  Szkolenie e-learningowe zostało opracowane w 14 językach. Jego odbycie jest obowiązkowe dla całej kadry kierowniczej i wszystkich inżynierów oraz osób biorących udział w określonych projektach lub działaniach, zgodnie z polityką Valeo. Zaleca się je wszystkim pozostałym pracownikom, którzy są regularnie zachęcani do udziału w programie.
  
  Ponadto z programami rozwoju przywództwa Valeo zintegrowano specjalne moduły, a także szkolenia ukierunkowane na określone funkcje, takie jak sprzedaż, łańcuch dostaw i zakupy.
  
  Plan szkoleń w zakresie zgodności jest określany co roku. Jest ściśle wdrażany i nadzorowany przez zespoły szkoleniowe grupy i zespół ds. zgodności. Brak udziału w obowiązkowym szkoleniu w zakresie zgodności może skutkować działaniami dyscyplinarnymi.
   
• Zaangażowanie partnerów biznesowych
  Valeo oczekuje od swoich partnerów biznesowych, że będą dzielić te same wartości etyki i uczciwości biznesowej. Dostawcy, usługodawcy, pośrednicy zewnętrzni mają obowiązek podpisać Kodeks postępowania dla partnerów biznesowych Valeo i przekazać go swoim zespołom.
  
  Od partnerów biznesowych oczekuje się również przestrzegania zarówno przepisów ustawowych i wykonawczych krajów, w których działają, jak i polityk i wytycznych związanych z Valeo. Jest to jedno z ich zobowiązań umownych.
   
• Rozwój świadomości partnerów biznesowych
  W celu lepszego zrozumienia i świadomości kluczowych wyzwań związanych z przeciwdziałaniem praktykom monopolistycznym i przekupstwu oraz politykami i oczekiwaniami Valeo w tym zakresie, Valeo udostępniła bezpłatny e-learning w zakresie rozwoju świadomości na temat zgodności.
  
  Moduły te są wysoce zalecane dla wszystkich partnerów biznesowych i są obowiązkowe dla niektórych z nich, między innymi dla agentów i pośredników oraz ich zespołów przypisanych do projektu lub misji Valeo. Moduły są dostępne w języku angielskim, francuskim, niemieckim, chińskim, japońskim i hiszpańskim.
• Ostrzeżenia: zapobieganie ryzyku
  Zapobieganie jest kluczowe. Pracownicy Valeo są zachęcani do ostrzegania swojego kierownictwa o znanym lub podejrzewanym naruszeniu obowiązujących przepisów, regulacji, standardów etycznych lub zasad Valeo, gdy tylko powezmą o tym wiadomość.
  
  Mogą poinformować swojego kierownika, dyrektora ds. etyki i zgodności lub dyrektora ds. audytów wewnętrznych.
  
  Mogą również skorzystać z linii alarmowej Valeo. Obsługiwana przez zewnętrznego dostawcę, daje ona pracownikom Valeo na całym świecie możliwość zgłaszania na własnych warunkach i we własnym języku faktycznych lub potencjalnych oszustw lub niezgodności z prawem lub programem zgodności Valeo, o których się dowiedzą.
  
  Osoby trzecie mogą korzystać z linii alarmowej lub zgłaszać problemy dotyczące niezgodności, z którymi się spotkają lub których doświadczą, za pośrednictwem linii alarmowej, ich zwykłego punktu kontaktowego lub kierownika ds. etyki i zgodności.
  
  Ostrzeżenia mogą być przekazywane w formie ustnej lub pisemnej, w dowolnym języku używanym w Valeo. Z wyjątkiem przypadków, gdy jest to zabronione przez prawo, mogą być nawet anonimowe, jeśli osoba ostrzegająca uzna to za naprawdę konieczne. Dostępna jest szczegółowa procedura zgłaszania nieprawidłowości.
  
  Ostrzeżenia są traktowane poważnie, obiektywnie, z zachowaniem poufności, zgodnie z lokalnymi przepisami oraz określoną procedurą poufności i zarządzania ostrzeżeniami Valeo.
  
  Żaden informator zgłaszający problem zgodności w dobrej wierze nie zostanie za to w żaden sposób ukarany. Działania odwetowe przeciwko informatorom są niedozwolone.
  
  Zgłoszenie ostrzeżenia jest poważnym krokiem. Ostrzeżenia, które są nieuzasadnione lub mają na celu podważenie reputacji innego pracownika, również nie będą tolerowane.
  
  Aby zgłosić problem lub faktyczną lub potencjalną niezgodność
  
  Za pośrednictwem poczty: valeo@expolink.ce.uk
  
  Na stronie Expolink: www.expolink.co.uk/valeo
  
  Przez telefon: Numery do Expolink poniżej.
  
  Aby złożyć wniosek lub roszczenie w urzędzie ochrony danych:
  
  dpo.external@valeo.com
  
  Numery telefonów Expolink

Jeśli nie ma bezpłatnego numeru telefonu, proszę przekazać następujące informacje:

Kroki do nawiązania  połączenie na koszt odbiorcy/odwrotnego obciążenia są następujące:

1. Dzwoniący wybiera numer swojego operatora krajowego
2. Prosi o międzynarodowe połączenie na koszt odbiorcy lub odwrotne obciążenie na numer: 0044 1249 661 808
3. Operator wybierze numer i porozmawia z operatorem Expolink, który zaakceptuje połączenie i opłaty
4. Operator krajowy łączy osobę dzwoniącą z Expolink, opuszcza połączenie, a następnie połączenie odbywa się jak zwykłe połączenie